オンラインパーティーのフード手配

PyCon JP 2021では、ピザハットさんに協力いただき、オンラインパーティーにパーティーフードを手配しました。

👇2021/12 イベント振り返りでの発表資料に詳しいです（スライド35以降）

概要

• オンライン開催のパーティーにフードを手配する

目的

• 参加者で一緒においしい食事をするため（スライド40）

どうだったか

• 300名くらいの希望者にパーティーフードを配送した

• パーティーの前のクロージングでピザハットさんがLTした直後にピザが配送された

  • Discord（やTwitter）で盛り上がった

• 参加者の方から「ピザ美味しかった」という声をいくつもいただいた🙌

スケジュール

「2021年はピザハットさんに協力いただき、こういうふうに進めました」という例です（月は曖昧です）

• 6-7ヶ月前 ピザハットさんと初回打ち合わせ

• Xヶ月前 ピザハットさんをPyCon JP 2021にどのように協賛いただくかスタッフで検討

• 2ヶ月前 参加者チケット発売開始

• 1ヶ月前 パーティーフード付き参加者チケット締め切り

• 1ヶ月前 ピザハットさんで配達圏内かどうかの確認

• 2-3週間前 PyCon JP スタッフで代替品の配送手配（オプショナル）

気をつける点

• ピザハットさんと打ち合わせた点

  • 参加者の住所をいつまでにお渡しするか

  • 台風などでお届けできない場合の対応

• 過去のPyCon JPの参加者を考慮し、住所の精査 + お届けできいない場合に代替品を手配できるように1ヶ月前に住所をお渡しした

  • 住所の集計、作業中に間違えないように気をつける必要ありました

• (このタスクを進めるにあたって気をつけるべきポイントがあれば追加してください)

チェックリスト

• (ここにはタスクを実施する上で確認すべき項目を列挙する。実際には各スケジュールに紐付いて実施される想定)

• [いつ] 〇〇する

•  

各タスクの詳細

スケジュールに書いた各項目でどういったことを実施するかを書いてください。誰と連携するのかも書いてあるとよいです

協賛いただく形式を検討

※金額についてはオープンなナレッジベースには書きません。スタッフSlackを見てください

• PyCon JP 2021サイトへのロゴ掲載（Specialの部分）

• 2日目のクロージングにてLT（パーティーの直前）

パーティーフード付きチケット

• チケット販売前にスタッフで決める事項

  • 参加者に選んでもらうメニュー（一律にするという選択肢もあり）

• 1ヶ月前に住所を渡すのが決まっていたので、パーティーフードは早期購入特典とした

• チケット購入時に参加者に入力してもらう項目（＝ピザハットさんに共有する情報）

  • 住所

  • 氏名

  • 電話番号

  • （参加者が選ぶ場合）メニュー

• 参考：PyCon JP 2021の例：https://pyconjp.connpass.com/event/221241/

パーティーフード付き参加者チケットを締め切った後

• まず住所をピザハットさんにお渡しする（配達圏内かどうかの確認）

• 配達圏外の方には代替品を手配した（nonpi-foodbox）

  • 静岡や九州の方に実施

• 参加者から住所の修正依頼が来たらピザハットさんに連携する（かなり直前まで対応いただき大変感謝しています）

  • 引っ越しなどで住所が変わったという申し出もあった（次回カイゼンしたい）

  • 次やるなら：「〇日前以降は修正を一切受け付けません」をどこかに明記

(項目の名前)

• (ここに項目ごとになにをやるのかを詳細に書く)