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概要

  • PyCon JP カンファレンススタッフ活動の基本情報を記載しています。

  • スタッフ活動に初めて参加する方に対して、どのようにスタッフ活動を始めていくのかも説明します。

    • 下記条件を全て満たす方は、特に読まなくても大丈夫だと思います

      • 既にタスクがアサインされていて活動に参加できている方

      • SlackやJIRA, GoogleDrive(Document)を使い慣れている、または見た感じで使い方がわかる方

      • PyCon JP の行動規範について、位置付けと内容を理解している

目的

  • 「新規参加スタッフが、スタッフ活動を開始できる状態」となること。

  • PyCon JP スタッフ活動の流れについて確認する際に参照する

  • PyCon JP カンファレンススタッフの方が、スタッフ活動の流れを把握し、ファーストタスクにアサインされ、スタッフ活動を始められるようになることが目的です。

はじめに

  • PyCon JP のスタッフ活動は、一緒にイベントを創っていきたいという想いがあれば、どなたでも参加可能です。

    • 実際に、非エンジニア、Python未経験者、学生スタッフ、年配のスタッフ等様々なバックグラウンドのスタッフがいます。

  • これは新規参加スタッフ向けの、スタッフ活動に関する説明資料です。

    • 2020年2月現在、情報の充実度に重点を置いて書かれていて、まだ読みにくい部分が多いです。

  • スタッフ活動は、みんなでわいわい楽しく進んでいきます。わからないことは何でも自由に聞いてもらってOKな雰囲気となっています。

  • また、毎年初参加のスタッフが多数います(経験者が少ないです)が、既に中心的な役割を担っている人も同様に沢山居ます

  • 本ドキュメントの主な内容 

    • PyCon JP の説明を担っている方もいます。最初はわからないことも多いと思いますが、気にしたり、遠慮したりする必要は全く無いです。

  • 本書の内容の説明会も行いますので、ご希望あれば気軽にSlackでコメントください。

    • 座長・副座長・あるいは新規スタッフ向けの担当などなど

PyCon JP について

[必読] PyCon JP ミッション・ステートメント

スタッフ活動の日時

  • スタッフ活動は、基本的に各自がそれぞれ自分の都合のいい時間・場所で行います。

  • 必要に応じて、必要なメンバーでミーティング(含リモートミーティング)が開催されます。

  • スタッフ活動の日時は、connpass(https://pyconjp-staff.connpass.com/)から確認できます。

    • Slack上でも周知します

全体活動イベント

  • 定例ミーティング・作業日など、全体に関係するイベントがあります。

  • いずれも任意参加イベントであり、リモート参加も可能なので、都合が合えば是非参加ください。

 2020の場合

  • 公式活動は木曜日を軸に開催を予定しています。木曜日の予定をなんとなく空けておいてもらえると嬉しいです(いずれのイベントも参加必須では有りません)

  • 定例開催のイベント

    • [第1木曜日] スタッフ全体ミーティング: 各チーム進捗などを確認する全体会議

    • [第3木曜日] 公式作業会: PyCon JP 関連の作業を集中的に行う作業会(任意参加)。スタッフ検討中の方、初参加の方への説明会・サポートも実施。

    • [第2・4・5木曜日] 自由作業会: 何でも可能な自由な作業会(任意参加)。上記2つのイベントよりも参加優先度は低い。スタッフ検討中の方、初参加の方への説明会・サポート

  • 2023の場合

    • 毎月、調整さんでゆるく希望を聞いた上で設定

Team & Role

  • PyCon JP スタッフ活動はは、様々なタスクをチーム単位のカテゴリで管理しながら進んで行きます。

    • 年度毎のテーマ、座長の活動スタイルに応じてチーム編成が変わる事があります

    • 従って毎年こういうチームがある、というよりは「こういう役割・やることがある」と捉えてください

  • チームはあくまで活動管理の基準であって、制限やスコープではありません。

  • よりよりイベントを創るために、必要に応じて柔軟にチームを越えて活動します。

Team

  • PyCon JP Slackには各チームごとのSlack Channelがあります。

  • 各チームについては、個別のページを参照してください。

その他Slack channel

一般社団法人PyCon JP Association (一社) [#committee]

  • 通称一社(いっしゃ)と呼ばれる。

  • PyCon JP の法人格にあたるが、基本的にはPyCon JP 2020チームとは別の活動を行っています。スタッフ活動の上では、基本的には、気にしたり、遠慮する必要はないです。

  • 法人格が必要なタスク(会場の契約等)が発生した際に相談をします。

  • また、歴代のスタッフや座長が関わっているため、困っていることなどを相談することもできます。

    • 歴代座長:

      • 寺田さん(2011-2013)

      • たかのりさん(2014-2016)

      • 吉田さん(2017-2019)

      • Nishiさん（2020）

      • Nikkieさん（2021）

      • Selinaさん（2022 - 2023）

  • 定例会議はオブザーバー参加可能なので、是非一度参加してみてください(connpassに予定の記載があります)。

Roles

  • 下記のロールを予定していますが、これらは組織の上下関係ではなく「役割」です。

  • この「役割」も基準であって、ロール外からその役割を担当してもOKですし、チームや役割を越えてタスクをこなしていきます。

  • 運営スタッフみんなで一丸となってイベントを創っていきます。

座長/副座長の考え方(2016)

座長/副座長はPyCon JPの運営チーム 全体 が円滑に作業を進めることを念頭においています。

各チーム(事務局/会場/プログラム/メディア)を引っ張る(リード)するのではなく、スタッフがチームでやりたいこと、実現したいことを サポート することに力を入れます。

また、副座長は自分が担当しているチームを中心に見つつも、ひとつ上の目線で PyCon JPチーム全体 のことを常に意識してください。

大きな一つのチームで より素敵な PyCon JP を実現することがチーム全体の目標です。 チーム間の分断は害悪でしかありません。

スタッフの自由な行動を促し「なにかあったときには最終的に責任を持つ。」という感じで動きましょう。

スタッフ活動の基本的な流れと注意事項

※各ツールの使い方については後述

  • 基本的なコミュニケーションはSlack上で行います。

    • Slack上の#YYYY 及び所属チームのchannelを確認することになります。

    • 高速でチャットが流れる場合がありますので、気をつけてください。

    • slack上にはいつでも何でもコメント可能です。スタッフが誰かしら返信してくれます。

  • オープンなコミュニケーションで、互いにフォロー(サポート)しあいます。

  • スタッフマニュアル(情報は古い)

基本的なタスクアサインの流れ

  • タスクのアサインのされ方は、以下の2パターンがあります

    • A. 自分で宣言して始める

      • 今から進めるタスクを宣言して始める

      • 今手が空いていることを宣言して、担当者の居ないタスク情報を収集してから、宣言してタスクを始める

    • B. 誰かから依頼を受ける

      • Slackや口頭で依頼を受ける

      • Slackや口頭で担当者を探されているタスクの依頼を受ける

      • JIRAで依頼を受ける

A. 自分で宣言してタスクを始める

  • 基本的には、タスクは自分で取りに行く形になります。

    • (各個人の稼働可能時間がわからないため)タスクが自動で割り振られることは少ないと思ったほうがいいです。

  • 自分でしたいタスクがあった場合は、Slackの #2020またはチームchannelで宣言して、タスクを進める形になります。

    • チームchannelで「○○します」といえばOKです。

    • これは重複して同じタスクを進めることを防ぐためです。

    • 担当したタスクの進め方や、わからないことはどんどんslackでコメントしてください。

      • タスクは「自分で進め方も考える」ものが多くあります。そういうタスクは自分で考えながらslackで相談・確認をしながら進めていくことになります。

    • どんなタスクがあるかわからない、担当者のいないタスクがあるかわからない場合も、slackで気軽に質問してください。

  • Slack上で、「今比較的時間に余裕があり、タスクを担当できる人」が探されている場合がありますので、それにコメントしてそのタスクを担当してもOKです。

  • 稼働が空いている場合は、チームchannelや#2020で「稼働が空いている」と宣言すると、タスクが振られます。

B. JIRAでアサインされてタスクが始まる

  • JIRA経由でタスクにアサインされる場合があります。

  • 基本的にはJIRAで依頼を作成した後に、必ずSlack上で相手に直接依頼した旨を伝えるルールとしています。

    • JIRAだけだと、見過ごされる可能性があるため。

  • 自分が担当となっている課題でフィルタをしておき、1日1回確認することが望ましいです。

    • 自分への新規依頼が無いか、期限が近い課題が無いか、既存課題の情報に更新が無いかチェック

    • 場合によってはslack上でコミュニケーション無く依頼が来る場合があります。

  • 新規依頼や更新があった場合にメールで通知を受信できるようにしておくと便利です。

  • 誰かにタスクを依頼する場合は、JIRAで依頼することを推奨します。

    • Slackでは依頼内容がタイムライン上で流されて忘れ去られてしまう可能性が高いです。

    • JIRAのチケットを作成した後は、必ずSlack上でJIRA課題にアサインした旨を直接本人に伝えてください。

オススメのタスクの進め方

  • リモートコミュニケーションが中心になるため、「仮説を持って、仮設をレビューして進め方を見出す」「分からないところ・悩んでいるところはSlack等で誰かに聞く」「自分で考えてガシガシ進める」ということが多くなります。

  • 進め方としては、仮説立案→作業→レビュー依頼・質問→フィードバック反映→レビュー依頼・質問というサイクルで進めることをおすすめします。

  • 手順例

  1. 着手するタスクの特定・着手の宣言

  2. 情報収集 & 進め方・方向性の原案を作成

  3. 進め方・方向性を(見えてそうな人または#2020の誰かに)確認

  4. 作業進行

  5. レビュー依頼(ディスカッション/フィードバックを得る)

  6. [完了していない場合] 4に戻る

  7. 作業完了

[任意]よりタスクを円滑に進めるコツ

  • PyCon JP の全体像を捉えるように意識すると、タスクの進め方が見えてきます。

    • リモートワーク中心かつ活動時間が各人でバラバラのため、そのままではなかなか全体像が見えにくいと思います。

    • 全体像が見えてくると、作業の進め方の仮説が立てやすくなります。

    • 全体像を捉えることは必須ではありません。

    • 全体像を捉える方法例

      • 様々なチームchannelを見てみる

      • わからないワードを質問する(不明な点は何でも質問OKです)

      • 何でもいいのでタスクを勧めてみる

旧運営マニュアルの情報

その他

  • ファイルはGoogleDrive上で共有されます。

  • ドキュメントはGoogleDocs(Documents/Sheets/Slides)で作成されます

  • 会議等の日程調整は「調整さん」で行われることが多いです。

  • 会議等の確定情報、出席管理はconnpassで行われます。

  • Meetings & Working Day

    • 月次スタッフ全体会議　※原則毎月第1木曜日

    • 公式作業日　※原則毎月第3木曜日

    • 上記の他にチーム

Tools

調整さん

  • 会議の日程調整等に利用

  • 個人のアカウントで作成します　※アカウントなしでも作成できます

## その他チーム内で使っているツール

  • Paper Call

# その他Tips

## PyCon JP YYYY という言葉について

  • スタッフ活動で用語として使う場合は、例えば「PyCon JP 2020」というひとまとまりの用語として使った方が無難です。

  • 「PyCon」は別の団体・イベントであり、直接は関係がないため、このワードを使用すること自体が誤りです。「PyCon JP」の略称としても用いません。

  • 「PyCon JP」という言葉も「PyCon JP 2020」と厳密には異なるニュアンスの言葉であり、使わないほうが無難です。

    • 「PyCon JP」は一般社団法人パイコンジェイピーアソシエーションのことを指したり、連年続いているイベントの総称として利用したり理解されることの多い言葉であり、今年のイベントや今年のスタッフ・団体を指す言葉としては避けたほうが誤解がありません。

## [必読]Code of conduct(行動規範)

  • PyConJPに関わる人(スタッフ、参加者、スポンサー企業等)全てに遵守を求める行動規範です。

  • 必ず読んで、遵守をお願いします。

code of conduct: https://pycon.jp/2020/code-of-conduct/

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